כך תפיקו אירוע סוף שנה מרשים לעסק

אחרי אירועי פתיחת השנה העברית והחגים השונים שבאו עלינו לטובה, הגיעה העת לחזור לשגרה - אבל לא הרחק באופק, נמצאת גם סוף השנה הקלנדרית הקרבה ואיתה ההזדמנות לסכם את השנה העסקית, לנתח תמונת מצב, הצלחות, עליות ומורדות, לתכנן את העתיד וגם לציין עוד שנה של עשייה לאנשי הצוות והלקוחות כפי שנוהגות לעשות חברות רבות במשק הישראלי.

אבל כיצד תעשו זאת בצורה מרשימה עבור העסק שלכם? האפשרויות כיום הן רבות, מהרמת כוסית צנועה ועד אירוע יוקרתי ונוצץ, כאשר בכל תרחיש, על מנת להפיק אירוע עסקי מוצלח תצטרכו לדאוג מבעוד מועד למספר מרכיבים מרכזיים חשובים שיעשו את ההבדל - ריכזנו עבורכם את הנקודות הבולטות שעליכם להכיר:

א. בחירת לוקיישן - ישנן עסקים וחברות גדולות אשר יכולים להרשות לעצמם לקיים אירוע או כנס חגיגי לסיכום השנה בתחומי המשרד/בית העסק, אך גם אם התמזל מזלכם וזהו המצב גם במקרה שלכם, כדאי בהחלט לשקול לבחור לערוך את האירוע במקום חיצוני מתאים על מנת לרענן ולשנות את האווירה בקרב המשתתפים. כך למשל, כדאי לחפש ולבדוק היטב אודות מקום לכנסים בצפון, אולם או מרכז כנסים במיקום מרכזי, נגיש ונוח למרבית המוזמנים. זו יכולה אפילו להיות גם מסעדה מוצלחת, בית קפה או בר אירועים, אבל חשוב שתוכלו למצוא במקום את כל האמצעי והאביזרים הטכנולוגיים הנדרשים לקיום אירוע עסקי מוצלח, לכן העדיפות בראשונה לאולם כנסים עסקיים המארח אירועים מסוג זה.

ב. הפקת האירוע - לאחר בחירת הלוקיישן המתאים, תצטרכו להתחיל בהליך הארגון וההפקה עצמו. בחלק מהמקרים, צוות המקום המארח יוכלו לסייע במרבית מרכיבי ההפקה הנדרשים, אך לרוב מומלץ מאוד למנות גורם אחראי ו/או צוות פנימי מטעם החברה שיהיה אחראי בשוטף על המשימה, על מנת לשים דגש בכל שלב שדברים יתוכננו ויתנהלו בהתאם למטרות, אופי ורוח החברה. קיימת גם האפשרות לשכור שירותים של חברת הפקה חיצונית עם אנשי מקצוע מנוסים שיוכלו לתרום מניסיונם עם רעיונות ופתרונות כיצד לעשות את הדברים נכונה או טיפים ודרכים לשפר התוכניות הקיימות תוך מתן דגש על פרט קטן כגדול. סיוע מקצועי של מפיק מנוסה יכול לחסוך בעלויות הפקה מיותרות וכאבי ראש מיותרים לא פחות.

ג. עיצוב, מיתוג, הצלחה - ישנן חברות/עסקים אשר נוטים להזניח את כל מוטיבי העיצוב והמיתוג באירוע סוף השנה שהן מפיקות, וזה לא פחות ממחדל. אירוע או כנס לסיכום השנה הוא בגדר הזדמנות בלתי חוזרת לחזק כוחו של מותג לא רק כלפי חוץ, אלא גם ובעיקר בתוך הארגון עצמו שכן מדובר במומנט חיוני לחיזוק הלויאליות והקשר שבין העובדים/אורחים/לקוחות לארגון והערכים אותם הוא מעוניין לייצג. אם כן, הקפידו היטב על כל אלמנט עיצובי אפשרי אשר יכול לחזק את המותג שלכם החל מסידור קבלת הפנים, השולחנות, הבמה וכל התפאורה הנלוות מסביב. מיתוג נכון בימנו הוא הרבה מעבר למותרות, זהו אלמנט מרכזי וחשוב שיכול לשדרג את האירוע שלכם לכדי סיפור הצלחה מסחרר, כזה שכולם ידברו עליו.

ד. תוכן, עניין, קשב - מלבד המסרים, הנתונים, התחזיות והציפיות שיוצגו קרוב לוודאי בכל אירוע עסקי על ידי הדמויות המובילות בארגון, כדאי מאוד ליצוק ולשלב בלו"ז גם תכנים נוספים שאינם מקצועיים ונוגעים לענייני החברה ישירות וזאת בהתאם למאפייני קהל המוזמנים (צעירים, מבוגרים יותר, גברים, נשים וכו'). תוכן מעשיר לאירוע סוף שנה יכול להיות הרצאת אורח מעניינת, הופעה מוזיקלית קצרה או אפילו סטנדאפ קליל אשר ישאיר את קהל עירניים, קשובים ובעלי עניין לאורך כל הערב, כך שיחושו שחוו ערך מוסף בידורי וייחודי.

ה. אוכל, קדימה אוכל - ונסיים, איך אפשר בלי, עם אוכל. כמעט כל אירוע, פרטי או עסקי, גדול כקטן, במחוזותינו במדינת ישראל, ימדד על ידי מרבית משתתפיו ברמה הקולינרית, האוכל והכיבוד אשר הוגשו במהלכו. בין אם מדובר בכיבוד צנוע על בסיס בופה, קייטרינג עממי או ארוחות גורמה, הקפידו לפנק את האורחים בכמות ובאיכות הטעם. אף אורח לא ירצה לחוש כי "חסכו" עליו ברמת האוכל, ואין זה חייב בהכרח להיות תפריט בשרי עמוס - ישנם כיום מגוון אפשרויות עשירות וטעימות על בסיס תפריט חלבי בטוב טעם שישאירו את האורחים שלכם מחוייכים ומרוצים. מה שכן, נסו להתחשב בכלל האורחים ולהקפיד על הזמנת תפריט כשר, זאת בשילוב קינוחים מתוקים ויין טוב שישמח את לבבות כולם וישפר את האווירה הכללית.

>> מעוניינים לקיים כנס סוף שנה מיוחד במקום שכולם ידברו עליו?
הכירו את מתחם האירועים העסקיים באצטדיון "סמי עופר" חיפה - לחצו כאן.

תגובות תגובות