המדריך המושלם לארגון ערב גיבוש

כאשר אתם מתחילים לתכנן את ערב הגיבוש ומחפשים רעיונות שיתאימו למטרות שלכם, בין אם מדובר בגיבוש המירוץ למיליון, או בארוחת גורמה במסעדה מיוחדת – תוכלו לפשט את הארגון באמצעות כמה שלבים פשוטים, החל מקביעת ציר הזמן, המשתתפים והיעדים וכלה בקביעת התקציב.

1. קבעו את ציר הזמן שלכם

זהו כלל זהב בכול הנוגע לתכנון אירוע עסקי. ככל שיהיה לכם יותר זמן לתכנון האירוע, כך יהיה לכם קל יותר לתכנן. המומחים מציעים להתחיל בתכנון לפחות 4 עד 6 שבועות לפני תאריך האירוע, עבור ערב שמתוכנן ל-100 אנשים ומטה. אם האירוע שלכם גדול יותר, נסו להתחיל מינימום 4 עד 6 חודשים לפני מועד האירוע. לאחר שתקבעו באופן כללי ביותר את ציר הזמן, תוכלו להתחיל לערוך באקסל את רשימת המשימות והתזמון ביתר פירוט. רשימה שכזו תעזור לכם לעקוב אחר השלמתה של כל משימה.

2. הגדירו את האנשים שירכיבו את צוות התכנון
כפי שאתם בוודאי כבר יודעים, זה יכול להיות די קשה לאדם אחד לתכנן אירוע שלם לכלל צוות העובדים. יש כל כך הרבה חלקים שצריך להפעיל, עד שזה כמעט בלתי אפשרי שאדם אחד יוכל לקחת אחריות מלאה על כל העניין. על ידי הגדרת חברי צוות התכנון, תוכלו להאציל משימות ולשמוע את דעותיהם של חברי הצוות שיעזרו לכם לקבל החלטות לגבי האירוע. בישיבת הצוות תוכלו למנות אדם אחר שייקח את ההובלה, אם אתם עמוסים מדי בעבודה השוטפת שלכם, או שאתם אמורים לשהות מחוץ למשרד בזמן תהליך התכנון.

3. הגדירו את מטרת הגיבוש
אם המטרה הסופית היא לא סתם ערב כייפי ונעים אלא בניית צוות, ייתכן שלא תדעו בכלל איפה להתחיל. דרך נהדרת שתוכל לעזור לכם להגדיר את המטרה שלכם היא לשאול חמש שאלות: מי? מה? איפה? למה? מתי? בעת מענה על כל שאלה, נסו להיות ספציפיים ככול הניתן, ולענות עם כמה שיותר פרטים. הנה לדוגמה כמה תשובות מדגמיות לחמש השאלות האלה:

קבצו את כל התשובות ביחד, והנה יש לכם מטרה מוגדרת לאירוע שמיועד לבניית צוות: המטרה היא לתגמל את צוות המכירות הכולל 45 אנשים, עבור רבעון מדהים, באמצעות פעילות מהנה שתתקיים בחודש יוני בעכו.

4. ערכו את רשימת האנשים שישתתפו באירוע

לפעמים, קביעת רשימת המשתתפים היא לא יותר מאשר ספירת מספר העובדים במחלקה מסוימת, כמו בדוגמה שלנו על צוות מכירות שכולל 45 איש. אבל לפעמים, ההחלטה מי ישתתף בערב הגיבוש, דורשת קצת יותר מאמץ. אם אתם לא בטוחים מי ייקח חלק בערב האירוע, הנה שלוש שאלות חשובות שכדאי לשאול כשאתם עסוקים באיסוף רשימת המשתתפים:

בהתבסס על התשובות לשאלות הללו תוכלו לגבש רעיון גס לגבי מי ישתתף בערב הגיבוש.

5. צרו תקציב מפורט

הדרך הטובה ביותר להרכבת תקציב מציאותי היא לברר כמה כסף מוקצב לאירוע ומהן הציפיות מן האירוע במסגרת תקציב זה. אם התקציב שלכם אינו מוגדר באופן מוחלט, כדאי לבדוק ערבי גיבוש קודמים שהיו בארגון, ומה היה התקציב שלהם. בהתבסס על אירועים קודמים, תוכלו לקבוע את העלויות של האירוע הנוכחי. נסו לשמור על גבולות של תקציב מציאותי, אבל השאירו כסף גם להוצאות בלתי צפויות. מומלץ לתקצב את הפריטים הבאים:

באמצעות טבלת אקסל, תוכלו לתכנן את העלויות לפעילות ולעקוב אחר ההוצאות לאורך הדרך עד לסיומו המוצלח של ערב הגיבוש שתכננתם.

תגובות תגובות